Le diable est dans les détails

L’analyse de données, une alliée dans la gestion du temps, la prévention de la fraude et le suivi de vos activités

Les professionnels en Amérique du Nord sont souvent victimes de fraude. Parfois, je suis appelée à enquêter sur des soupçons de comportements frauduleux en cabinets. Bien souvent, la découverte d’une fraude laisse les propriétaires déconcertés et effrayés, car ils ne s’y attendaient pas du tout.

Malheureusement, tous les propriétaires de cabinets doivent faire deux importants constats : la fraude est beaucoup plus courante dans les cabinets que dans les autres petites entreprises, et les professionnels sont souvent la cible des fraudeurs.

Vous trouvez que c’est injuste? Vous avez raison. Toutefois, vous devez être conscient des facteurs qui font de votre cabinet une cible attrayante :

• Comparativement aux autres petites entreprises, les cabinets donnent l’impression de générer des revenus considérables.
• Bien que hautement qualifiés dans leur propre domaine, les professionnels connaissent souvent mal la comptabilité et les affaires, ou ils ne s’y intéressent pas ou n’y consacrent que peu de temps.
• Le personnel administratif est convaincu qu’il travaille autant que les professionnels et les propriétaires, mais sa rémunération est généralement beaucoup moins élevée.
• Les cabinets ont souvent un personnel administratif restreint qui effectue des tâches que la plupart des entreprises considéreraient comme mutuellement exclusives en raison du risque de fraude.

La fraude ne disparaîtra pas d’elle-même, surtout dans le contexte économique actuel. Nous observons souvent ce que j’appelle des « fraudeurs en série » — des membres du personnel administratif qui passent d’une clinique à l’autre, les fraudant tour à tour. Néanmoins, n’importe qui peut succomber à la tentation de duper son entreprise si les conditions sont réunies. Voilà pourquoi vous devez prendre des précautions.

Évaluer votre cabinet

Afin de jauger l’efficacité de vos systèmes de prévention de la fraude, voyez si les énoncés ci-dessous correspondent à votre situation :

1. J’ai créé une culture interne qui ne tolère ni la fraude ni l’exploitation financière.
2. J’ai mis en place des politiques et des procédures conçues pour décourager et détecter la fraude, et tous les employés les connaissent.
3. J’ai pris soin de séparer les tâches de façon à réduire le risque de fraude.
4. Des rapprochements comptables sont préparés chaque mois et font l’objet d’un examen par une personne qui n’a pas participé au processus.
5. Je connais mes employés, leur situation personnelle et leur historique professionnel, et j’exige qu’ils prennent des vacances régulièrement.
6. Toutes les activités bancaires doivent se faire sous ma supervision.
7. Je gère les stocks et j’en fais le suivi — surtout les articles qui ont une valeur de revente.
8. J’ai mis en place des contrôles informatiques qui produisent un journal d’audit de sécurité et qui suivent l’accès aux données financières et aux services bancaires en ligne.
9. Je sais à quoi devraient ressembler mes résultats financiers et j’effectue régulièrement le suivi de mes comptes bancaires et rapports financiers.
10. J’effectue un suivi de mon système informatique de gestion des patients pour détecter les opérations inhabituelles comme les suppressions, les corrections, les écritures de contrepassation et les détournements d’honoraires.

Si vous n’êtes pas en mesure de donner une réponse affirmative à au moins six de ces dix énoncés, vous devriez envisager l’ajout de procédures de gestion du risque.

Voir la prévention et la détection d’un autre œil

J’ai passé des années à tenter de convaincre les propriétaires de cabinets de mettre en place des contrôles internes plus rigoureux pour prévenir ou détecter la fraude. À ce jour, plusieurs se montrent encore hésitants. Ils voient les avantages qu’apporte le processus, mais le jugent trop lourd ou confondant à mettre en place. D’autres préfèrent tout simplement consacrer le temps non facturable à d’autres fonctions.

Plutôt que de leur forcer la main, j’ai porté mon attention sur le rôle que la technologie peut jouer afin de rendre plus efficace la détection de la fraude. Depuis, je recommande un programme de bilan semestriel.

Ce processus fait appel à l’analyse de données pour effectuer une évaluation rigoureuse des opérations bancaires, de la gestion de clients et de la comptabilité tous les six mois. L’analyse des données est utile, rentable et peut vous éclairer sur :

• les écritures de contrepassation, les suppressions, les corrections, les radiations de services dans les données comptables et opérationnelles du cabinet;
• les destinataires inhabituels de fonds;
• les paiements effectués hors des heures normales;
• les écritures inattendues dans le grand livre général;
• les paiements ou les dépôts inhabituels;
• les paiements ou les transferts numériques automatiques;
• les transactions inattendues, comme la présence de devises ou de traites bancaires;
• les retraits d’argent;
• l’absence de dépôts;
• les transferts de fonds inattendus;
• la fragmentation de procédures normalement combinées.

En d’autres mots, voilà autant de signaux pouvant vous alarmer en cas de fraude au sein de votre cabinet.

Laisser la technologie travailler pour vous

Idéalement, votre logiciel de gestion effectuera le suivi des visites de clients et des revenus correspondants, ce qui permettra d’effectuer des rapprochements de comptes. L’analyse des données opérationnelles, bancaires et comptables aide à cerner les transactions et les cas problématiques, par exemple si vous vous attendiez à un rapprochement qui n’a pas eu lieu ou qui a été forcé par une écriture comptable.

L’analyse proactive des données apporte aussi d’autres avantages, notamment :

• une plus grande dissuasion, puisque le personnel du cabinet est au courant que vous surveillez de manière proactive les risques financiers (les visites-surprises sont recommandées);
• un faible investissement en temps pendant le cycle d’analyse — à l’exception de l’interprétation des résultats et de la vérification de transactions inhabituelles;
• une baisse des primes d’assurance;
• une plus grande efficacité et exactitude dans la saisie des écritures par le personnel comptable;
• la simplification des travaux de comptabilité et de fiscalité en fin d’exercice;
• une plus grande facilité à gérer les cabinets ayant plusieurs emplacements.

Mieux vaut prévenir que guérir

Il est important de reconnaître que les méthodes utilisées dans le bilan semestriel ne préviennent pas la fraude par elles-mêmes. Le processus tire plutôt parti de la technologie pour vous permettre d’effectuer une surveillance plus étroite de vos données d’affaires clés sans devoir investir beaucoup de temps. Il vise aussi à dissuader les fraudeurs potentiels de céder à la tentation, puisqu’ils savent que vous accordez une attention particulière à la gestion des affaires.

Voilà un avantage non négligeable. La plupart des cas de comportements frauduleux émanent d’un contexte favorable permettant de passer incognito pendant un certain temps. Le simple fait de savoir que vous vous souciez de la fraude au sein de votre entreprise est souvent suffisant pour repousser les malfaiteurs. Et même s’ils tentent leur chance, vous risquez de les attraper plus rapidement, et donc de réduire les dommages potentiels. Vous faciliterez aussi l’enquête et la mise en œuvre de politiques pour la prévention d’incidents similaires dans le futur.

Comme le dit le vieux dicton, « le diable se trouve dans les détails ». Les détails comptent. L’analyse des données peut être une alliée de taille pour réduire le risque de fraude au sein des cabinets professionnels, surtout lorsque les propriétaires ne souhaitent pas s’embrouiller dans les détails.

Pour en savoir plus sur la façon dont MNP peut vous aider à protéger votre cabinet, communiquez avec Lisa Majeau Gordon, CA, CPA, CA•EJC, CFE, CFI, CICA, CFF, Leader nationale, Juricomptabilité au 780.451.4406 ou à l’adresse [email protected]