Adapter les formules de travail hybride et de télétravail à vos besoins

Si vous êtes membre de la direction d’une organisation ou propriétaire d’entreprise, vous savez pertinemment que « nous avons toujours fonctionné ainsi » n’est pas une bonne raison pour continuer de faire quelque chose. Les circonstances changent constamment et notre façon de faire doit s’adapter en conséquence.

Ce principe s’applique également à la façon dont votre équipe travaille et d’où elle le fait.

Si vos employés travaillaient à temps plein dans vos bureaux avant la pandémie, cela ne devrait pas influencer votre décision aujourd’hui : nous vivons dans un tout autre monde.

Il ne faut pas pour autant considérer un retour au bureau à temps plein comme étant une mauvaise décision en soi. Il faut toutefois s’assurer que chacune des décisions que vous prenez concernant l’adoption d’une formule de travail à distance, en personne ou hybride est examinée minutieusement, sans égard à vos préférences ou à ce qui se faisait avant.

Depuis la fin de l’obligation du télétravail au Canada, les solutions uniques ne suffisent plus. On constate que même entre les différentes organisations d’un même secteur, il existe tout un éventail de façons d’établir une formule de travail hybride ou de télétravail. Si vous souhaitez préserver votre culture et l’engagement de vos employés, la seule option qui s’offre à vous est de mettre en œuvre un plan qui correspond à votre situation.

Les répercussions du télétravail et du travail hybride

Au moment d’élaborer votre stratégie de télétravail ou de travail hybride, vous devez regarder le portrait d’ensemble et réfléchir à la façon dont l’emplacement physique de votre personnel se répercute sur tout le reste.

Culture

Un des principaux moteurs de votre culture est la relation entre les collègues, c’est-à-dire la façon dont vos employés choisissent d’interagir.

Il est judicieux de se demander dans quelle mesure ces relations ont été forgées grâce à des interactions en personne (autour d’un café, lors de réunions en personne, autour d’un verre après le travail, etc.), et dans quelle mesure la culture risque d’en payer le prix si l’équipe se retrouve séparée. Quel type d’interaction peut ou non être reproduite à distance? Quelles sont les traditions de l’organisation que votre équipe souhaite absolument conserver et lesquelles peuvent être éliminées?

L’embauche et l’accueil de nouveaux employés sont un autre élément qui changera si le travail se fait à distance.

Posez-vous la question : quelles sont les expériences les plus importantes que les nouveaux employés doivent vivre le plus tôt possible? Si les réponses comprennent notamment d’avoir des interactions informelles avec l’équipe, d’apprendre des tâches pratiques ou d’effectuer de l’observation, vous pourriez songer à faire venir les nouveaux employés au bureau à temps plein en début de parcours. Si, au contraire, il est plus important d’effectuer du travail de façon indépendante sur de longues périodes, de faire l’expérience de la souplesse du travail et d’acquérir des connaissances, il peut être envisageable de travailler à distance et de prévoir des occasions pour que les employés se rassemblent de temps à autre.

Engagements liés aux facteurs ESG

Le télétravail à temps plein ou à temps partiel aura également une incidence sur vos engagements liés aux facteurs ESG. Voici une liste non exhaustive d’exemples typiques :

Équité, diversité et inclusion : vous devez prendre en considération la façon dont le travail hybride est susceptible, de façon consciente ou non, de créer un écart entre vos engagements et vos actions liés à l’équité, la diversité et l’inclusion. Même si la majorité de la recherche dans ce domaine est toujours à un stade embryonnaire, les données laissent croire que les femmes, les groupes de population racisée et les personnes handicapées sont plus susceptibles d’opter pour le télétravail, et même d’en bénéficier. Toutefois, d’autres études démontrent que les personnes qui travaillent au bureau sont perçues comme étant plus productives et qu’elles sont plus susceptibles de recevoir des promotions et des augmentations de salaire fréquentes.

Si votre équipe est divisée, c’est-à-dire que certains de vos employés travaillent à la maison et d’autres au bureau, faites un effort supplémentaire pour être à l’affût des dynamiques interpersonnelles et des préjugés inconscients.

Récompensez-vous les personnes présentes physiquement ou les personnes productives? Portez-vous attention à l’équité salariale? Bien que les réponses à ces questions peuvent varier selon votre situation, le simple fait de se les poser est une bonne chose.

Durabilité : si votre organisation s’est engagée à réduire son empreinte écologique, demandez-vous si une formule de travail hybride entraîne des conséquences sur vos efforts.

Une formule de travail hybride représente une occasion de gains immédiats concernant le développement durable. En effet, la diminution des déplacements entraînera une diminution des émissions de gaz à effets de serre et du matériel utilisé et jeté au bureau, une utilisation plus efficiente de l’espace du bureau, etc. Donc, si le télétravail (à temps plein ou partiel) convient à votre organisation, mais que vous décidez de travailler uniquement du bureau, vous devrez probablement justifier cette décision d’un point de vue environnemental.

Encore une fois, il s’agit d’arrimer vos paroles à vos actions : les parties prenantes de votre organisation ainsi que vos employés le remarqueront.

Résultats

Quelle est l’incidence d’une formule de travail hybride sur vos résultats? Peu importe la façon de faire, consultez les données sur la manière dont les facteurs suivants ont changé depuis la pandémie :

• la productivité des employés;
• l’utilisation des espaces de travail physique et des bureaux;
• les modèles et les préférences du service client;
• les dépenses discrétionnaires de votre organisation (les activités, le matériel, les fournitures, etc.);
• les coûts de l’acquisition de talents et le roulement des employés.

Il s’agit là de quelques exemples d’éléments qui permettent de faire des gains d’efficience, de diminuer des coûts ou d’augmenter la rentabilité, simplement par la mise en place d’un modèle qui fonctionne le mieux pour votre équipe et vos clients. Si votre démarche est stratégique, l’adoption du télétravail ou encore d’une formule de travail hybride est susceptible de se traduire par une amélioration de votre rentabilité.

Le meilleur des deux mondes pour votre plan de travail hybride

La plupart des dirigeants d’organisations et des propriétaires d’entreprises s’entendent pour dire que dans une réalité post-COVID, les formules de télétravail et de travail en présence à temps plein ont toutes deux des avantages et des désavantages.

Si vous aviez prévu un compromis en adoptant une formule de travail hybride, vous devez, dans la mesure du possible, réunir les avantages de chacune des options et éliminer les désavantages.

Imaginez un scénario dans lequel un employé qui travaille au bureau deux jours par semaine réalise qu’il est presque seul, que toutes les réunions sont virtuelles et qu’au moins une personne au bureau avec lui est malade. Il se demandera, et avec raison, s’il est vraiment pertinent de se rendre au bureau, d’autant plus avec le temps et l’argent investis dans les déplacements.

Afin de prévenir ce type de situation, prévoyez le cadre de travail possible uniquement du bureau, peu importe la fréquence, pour offrir les avantages de la camaraderie et de la spontanéité. Par exemple, vous pourriez :

• créer des « journées d’ancrage » pendant lesquelles tous les membres d’une équipe se rassemblent au bureau;
• faire en sorte que les réunions se fassent dans un espace où tous les employés peuvent se réunir et où les personnes à distance peuvent se joindre virtuellement;
• repenser l’espace de travail physique et ses installations afin de les rendre plus accueillants et dynamiques.

Il s’agit de quelques idées permettant d’avoir le meilleur des deux mondes dans votre plan de travail hybride.

La souplesse et l’autonomie, une priorité

Pour l’établissement d’une formule de travail hybride qui favorise l’engagement des employés plutôt que leur amertume, la première étape serait d’apprendre à mieux connaître vos gens. À l’aide de sondages et de conversations, évaluez ce dont les employés ont besoin et ce à quoi ils s’attendent.

L’établissement d’une stratégie qui répond entièrement aux besoins de tout le monde est presque impossible, surtout si votre équipe est nombreuse. Toutefois, ça ne devrait pas vous empêcher de consulter vos employés et de les impliquer dans le processus.

Rappelez-vous que ce qu’ils recherchent avant tout est de la souplesse et de l’autonomie dans la réalisation de leur travail. Le télétravail peut y contribuer, mais ce n’est pas la seule solution. La flexibilité et l’autonomie peuvent prendre plusieurs formes. Même si votre organisation fournit uniquement un produit ou un service en personne, vous pouvez tout de même être flexible en offrant une variété de tâches à accomplir, de la formation complémentaire et l’occasion pour vos employés de se concentrer sur les tâches qu’ils aiment.

Introspection

Même si les données concernant les points positifs du travail hybride sont contradictoires, il existe une vérité absolue : peu importe la décision que vous prendrez, vous devez pouvoir la justifier, surtout si vous l’imposez. Demandez-vous quelles sont les tâches qui doivent être réalisées en personne et celles qui peuvent être faites à distance, et pour quelles raisons. Attendez-vous à ce que vos employés se posent les mêmes questions. Une justification comme « nous avons toujours fonctionné ainsi » ne suffira pas.

Les dirigeants d’une organisation ne doivent pas adopter une formule de travail hybride sur un coup de tête, ni en se basant seulement sur les données ou les décisions de leurs concurrents. Le temps est venu de se tourner vers soi-même, de faire preuve d’humilité et de concevoir une stratégie sur mesure.

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