Dentistes : votre cabinet a besoin d’un plan d’urgence

Protégez la valeur de votre entreprise en quelques étapes

Quelle serait la valeur de votre cabinet si vous vous absentiez... Pendant une semaine? Pendant trois mois? À jamais?

Essentiellement, la valeur de tout cabinet dentaire repose sur l’afflux de patients et les rentrées d’argent. Plus on apporte de l’eau au moulin, plus la valeur augmente. Cependant, si une situation d’urgence vous empêchait de poursuivre vos activités, la valeur du cabinet diminuerait. Heureusement, des moyens assez simples existent pour atténuer ce risque, dont l’investissement en temps et en argent vaut amplement le coup.

Mais comment se doter d’un plan d’urgence? Prenons l’exemple de Simon Smith, dentiste. Son bureau grouillait de patients jusqu’au jour où un accident de vélo l’a empêché soudainement de travailler. L’absence d’un plan d’urgence a vite fait de provoquer le chaos. Les patients étaient agacés par les annulations inexpliquées à la dernière minute, les employés ne touchaient plus de salaire et la banque a déclassé son prêt, ce qui a entraîné une hausse du taux d’intérêt. Quelques mois après son accident, Simon a fait appel à un expert en évaluation d’entreprises et a appris que la valeur de son cabinet avait diminué de 30 %.

Vous pouvez éviter ces problèmes. Servez-vous du cas de Simon et découvrez comment on établit un plan d’urgence.

Comprendre les enjeux

Une étude récente a révélé que les actifs non financiers des propriétaires d’entreprises (y compris la valeur de leur commerce) comptent pour près des deux tiers de leur actif net, contre seulement le tiers chez les salariés. Autrement dit, le patrimoine d’un propriétaire est intimement lié à son entreprise.

Mesure prise par Simon: Simon documente et met à jour régulièrement son relevé de valeur nette personnel. Il fait équipe avec son comptable pour bien comprendre l’imposition de son patrimoine, mais aussi pour veiller à ce que sa police d’assurance et le montant de l’indemnisation permettent la bonne continuité de l’exploitation et qu’ils cadrent avec la planification successorale

Précisez vos attentes en votre absence

Déterminez qui tient les rênes et qui fait quoi, en précisant chacune des étapes pour traiter avec les patients, les fournisseurs, les banquiers, les conseillers professionnels et la famille afin de réduire les répercussions sur les patients et les rentrées d’argent.

Mesure prise par Simon: Simon a attribué certaines tâches à son personnel en cas d’urgence. La réceptionniste est responsable de communiquer avec les patients et les fournisseurs. Une hygiéniste dentaire ou un membre de la famille entre en contact avec les banquiers et les conseillers.

Instaurez un système de signataires autorisés

Si une urgence vous empêchait de pouvoir signer des documents, vous risquez de prendre du retard dans le règlement de vos factures et de la paie. Pour ne pas vous exposer à de tels inconvénients, créez une politique d’autorisation « deux de trois signataires ». Il est risqué de n’avoir qu’un signataire autorisé.

Vous pourriez aussi rédiger une procuration en bonne et due forme et ainsi nommer une personne de confiance qui aurait la capacité de prendre des décisions en votre nom lorsque vous n’êtes pas disponible.

Mesure prise par Simon : Simon a établi une politique d’autorisation « deux de trois signataires », en nommant deux autres membres du personnel ou de sa famille comme signataires autorisés. Il rencontre également son avocat pour élaborer une procuration détaillée.

Protégez votre famille et informez-la

Le niveau de stress est à son comble en situation d’urgence. Si votre famille connaît vos plans et vos souhaits, elle pourra s’appuyer sur une marche à suivre simple, ce qui aura pour effet de réduire les tensions.

Mesure prise par Simon : Simon a rédigé un plan en cas d’absence, qu’il a rangé dans un dossier avec d’autres documents importants, comme les polices d’assurance, les procurations et un testament. Il a donné les accès appropriés aux personnes concernées : famille, personnel et conseillers professionnels.

Qu’importe le stade de développement de votre cabinet, la mise en place d’un plan vous assure le bon fonctionnement des activités en votre absence, longue ou brève, et protège votre entreprise et votre famille.

MNP peut vous aider. Pour en savoir plus sur la planification en cas d’urgence, communiquez avec Lynne Fisher, B.A. Écon., directrice principale au sein des services Opti-RELÈVEMC de MNP, au 780.451.4406 ou à l’adresse [email protected].