Comment tirer parti de l’analyse des données pour accroître l’efficacité et la rentabilité de votre cabinet?

Que vous soyez en activité depuis trois ans ou trois décennies, vous disposez d’une véritable mine de renseignements : bilans financiers, données opérationnelles détaillées… Il ne tient qu’à vous de les exploiter pour mieux cerner vos points forts, les raisons de votre succès et les améliorations à apporter.

C’est en apprenant à examiner et à interpréter cette source inépuisable d’information que vous ferez un premier pas vers une efficacité et une rentabilité accrues.

Pourquoi miser sur l’analyse des données?

Il s’agit d’analyser des données brutes pour en dégager des tendances et obtenir une vue d’ensemble de vos activités. Ce processus vous aide non seulement à répondre à des questions clés, mais aussi à définir des modèles de fonctionnement plus efficaces, à maximiser votre rentabilité et à prendre des décisions éclairées.

Au bout du compte, vous pourrez vous faire une idée plus précise du chemin parcouru, de votre situation actuelle et des objectifs à atteindre.

Pour analyser l’activité d’un membre d’une profession libérale, on s’appuie généralement sur deux types de données connexes : les indicateurs clés de rendement financier et les indicateurs opérationnels. Chacun de ces éléments fournit de précieux renseignements sur votre cabinet, mais c’est l’analyse conjuguée de toutes ces données qui permet de brosser un tableau complet de vos activités et de définir une stratégie concrète afin de mieux planifier l’avenir.

Analyse financière

Peut-être évaluez-vous déjà les finances de votre cabinet chaque mois ou chaque année par vos propres moyens ou avec l’aide de votre comptable ou de votre conseiller MNP.

Quoi qu’il en soit, il est essentiel de dresser un état des lieux, et plus particulièrement de connaître les tenants et aboutissants de votre situation financière.

Une évaluation comparative s’avère extrêmement utile pour optimiser l’efficacité de votre analyse financière. Elle permet en effet d’avoir une référence pour examiner certains indicateurs de rendement clés.

Voici quelques-uns des avantages qu’elle présente :

• Comparaison du rendement de votre cabinet avec celui de structures de taille analogue, implantées dans des zones géographiques semblables;
• Mise en lumière de points précis sur lesquels concentrer vos efforts pour optimiser vos activités;
• Accès aux tendances générales sur plusieurs années, afin de pouvoir inscrire l’évolution à long terme de vos propres indicateurs de rendement clés dans le contexte global du secteur.

Dans le cadre de votre analyse financière, il est particulièrement important de procéder à l’évaluation comparative des indicateurs suivants :

• Revenus/production – Il est tout d’abord indispensable de comparer l’évolution de vos revenus avec celle de cabinets semblables afin d’obtenir une évaluation fidèle de votre rendement financier. Selon votre domaine d’activité et vos objectifs stratégiques, il peut s’avérer pertinent de ventiler les diverses composantes de vos revenus.
• Dépenses – Pour une gestion optimale de votre cabinet, il est essentiel de connaître avec précision le montant de vos dépenses dans certains postes importants, comme les salaires, les frais de laboratoire, les fournitures, le loyer ou les charges locatives. Demandez-vous également si le nombre de vos employés est en adéquation avec vos besoins et si vous gérez au mieux votre équipe et vos relations avec les fournisseurs. Les réponses à ces questions et les conclusions de l’évaluation comparative vous aideront à trouver des moyens d’accroître votre rentabilité.
• Fonds de roulement – En examinant le niveau actuel de vos stocks ou le solde de vos comptes clients, vous pouvez gérer plus efficacement le fonds de roulement nécessaire au bon fonctionnement de votre cabinet. Ce processus est d’autant plus nécessaire que les frais d’emprunt ont bondi par rapport aux années précédentes.

Grâce à l’évaluation et à l’analyse comparative de vos indicateurs clés de rendement financier, vous disposerez d’une base solide pour définir les principales améliorations possibles au sein de votre cabinet. C’est aussi un bon début pour pouvoir élaborer vos priorités stratégiques et déterminer les mesures concrètes qui vous aideront à atteindre vos objectifs financiers présents et à venir.

Analyse opérationnelle

Pour accentuer vos efforts de transformation, vous devez aller plus loin dans l’optimisation de vos activités et l’amélioration de votre rendement. C’est pourquoi il est important de compléter l’analyse de vos indicateurs clés de rendement financier par celle de vos principales données opérationnelles.

Il n’est plus simplement question de mieux comprendre vos résultats financiers, mais de déterminer les améliorations possibles, à l’aide de données en temps réel touchant aux activités quotidiennes de votre cabinet.

Voici quelques-unes des données pouvant faire l’objet d’une analyse opérationnelle :

• Indicateurs de production – Ils fournissent des renseignements essentiels sur votre cabinet : production quotidienne, hebdomadaire et mensuelle, répartition des revenus, efficacité organisationnelle, etc. Leur analyse permet d’optimiser la production au sein de votre cabinet et d’utiliser au mieux votre temps et celui de votre équipe.
• Données relatives à vos patients – L’analyse de ces données vous révèle de précieuses indications sur la satisfaction, la fidélisation et la croissance de votre patientèle. Vous pouvez non seulement étudier divers indicateurs relatifs à vos patients actifs et à vos nouveaux patients (valeur économique, données démographiques, etc.), mais aussi le taux de réactivation des dossiers ou le taux d’acceptation des plans de traitement.
• Communication et marketing – Les cabinets se tournent de plus en plus vers le numérique et les attentes des patients évoluent. Il est donc impératif de savoir si votre approche sur les plans du marketing et des communications est efficace. Pour ce faire, il est possible d’évaluer l’incidence de votre site Web et de votre contenu marketing, de renforcer en amont la fidélité de votre patientèle grâce à des rappels de rendez-vous et à un meilleur suivi, ou d’étudier plus en détail l’analyse de votre part et de votre zone de marché.

Si vous souhaitez véritablement changer la donne au sein de votre cabinet, il est préférable de vous appuyer sur l’ensemble des données à votre disposition afin d’effectuer des choix judicieux. Vous vous forgerez ainsi une meilleure connaissance de vos activités et un avantage concurrentiel certain.

Grâce à l’analyse de vos données financières et opérationnelles, vous pourrez favoriser l’efficacité, améliorer l’expérience de vos patients et mieux cerner votre structure de revenus et de coûts. Vous consoliderez également les activités de votre cabinet de manière à mieux le préparer aux risques et à mettre toutes les chances de votre côté en cas de vente ou de départ, qu’ils soient prévus ou non.

Vous aimeriez gagner en clarté et en efficacité au sein de votre cabinet? Les conseillers MNP sont là pour vous aider! Que vous désiriez accroître votre bassin de patients ou transformer vos activités de fond en comble, n’hésitez pas à organiser un entretien avec l’un de nos spécialistes. Vous pourrez ainsi tirer pleinement parti des données à votre disposition et bâtir l’avenir dont vous rêvez.